就活メールの書き方【失敗しない返信マナー】

学生の皆さんにとって、パソコンのEメールを使うことは普段の私生活においてほとんどないのではないでしょうか?

しかもビジネス用のEメールとなるとなおさらですよね。

メールで失敗しないように、改めて書き方の注意点を抑えていきましょう。

 

 

メールの基本的な構成とポイント

人事担当者は一日に何通もメールを受信しています。

多くの応募者とやりとりをしていることを念頭に置いて、わかりやすい親切で丁寧なメールを書くよう心がけましょう。

件名

件名が具体的に記しましょう。

件名が空欄もしくは、はっきりしていないと読み飛ばされたり、確認を後回しにされがちです。どのような用件なのかを分かりやすく書きましょう。

×お願いがあります

○資料請求のお願い

×質問致します

○説明会日程で質問致します

また、先方からのメールに返信をする場合は、後からやりとりを振り返られるよう、引用返信をしてタイトルを変えないようにしましょう。

件名を変更してしまうと、受け取った側はどこの誰がいつからいつに変更になったのか一目で分からず、関連メールを再び探さなくてはなりません。

 

宛名

企業名と役職名と名前は、略さずに正式名称で書くようにしましょう。

例)
◯◯株式会社 人事部 ◯◯様

 

挨拶・自己紹介

手紙では必須マナーである時候の挨拶ですが、Eメールでは不要です。

自己紹介などの最低限の挨拶で済ませ、すぐに用件を切り出しましょう。

また、言葉遣いに注意する必要はありますが、回りくどい言い回しは避けて簡潔にまとめた方が、読み手側にとって好ましいもとのなります。

×拝啓 早春の候、貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。私は…

○はじめまして、○○大学○○学部在学の□□と申します。現在、就職活動の為企業研究に…

 

本文・結び

たとえば、資料請求の場合には「貴社の資料のご送付をお願い申し上げます」などと最初に「目的(用件)」を書くとわかりやすい文章になります。

資料請求をする理由は簡潔、明確、誠実な文章で書きましょう。本文の前後や適度なところで1行あけると読みやすくなります。

最後は、「お忙しいところ、まことに恐縮でございますが~」、「まことにお手数でございますが~」などと丁寧な表現で締めくくりましょう。

 

署名

署名機能に、あらかじめ自分の氏名、大学名、住所、連絡先(電話番号、Eメールアドレス)などを登録しておきましょう。

 

メールマナー

企業から届いたメールには必ず返信

Eメールの特徴は「すぐに見る・送ることができる」点です。

しかし、電話とは違って一方通行である点が懸念されます。

企業からもらったメールについては当日の内に確認の報告をメールで返信しておきましょう。

5分や10分以内に返信をすると印象に残りやすく、まわりの就活生と差をつけることもできます。

 

PCメールを使用

一般的には携帯ではなくパソコンから送信する方が望ましいとされていますが、対応が遅れて企業に迷惑がかかる場合は、スマートフォンからでも連絡した方がよいでしょう。

その場合、『出先からのため、スマートフォンからの返信で失礼します』などの一文を添えましょう。

 

送信ボタンを押す前に最終確認しよう

メールアドレスは間違っていませんか?

文面をもう一度見直して誤字。脱字のチェックをしましょう。

 

 

まとめ

就活女性

メールでのやりとりは、表情や仕草がわからず感情や意図を伝えることができません。

マナーを守り、相手に失礼のないようにしましょう。

就職後の社会人生活にも役立てられるように、ビジネスメールの書き方の基礎をある程度学んで身につけていきましょう。

 

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