【内定辞退の電話の仕方】内定辞退の正しい伝え方とは(例文あり)

苦労して獲得した内定。しかし、複数の企業から内定をいただいた場合、どこかの企業には必ず内定辞退の連絡をしなければいけません。

一度いただいた内定を辞退することは心苦しく、どのように企業に伝えれば良いか迷いますよね。

そこで、誠意が伝わる内定辞退の電話の仕方について説明していきます。

そもそも内定辞退はしてもOK?

考えている就活生

内定辞退をするほとんどの就活生が、悩んでしまうことだと思います。

実際、複数の企業から同時期に内定をもらったり、後から第一志望の内定をもらったりというのは就活において珍しくありません。

内定承諾書を出した後でも、勤務開始日の2週間前までであれば法律的にも問題ではありません。

しかし、企業も新卒を採用をするのにかなりの手間やコストがかかっているので、無闇に内定をいくつも保有したり、返答を長引かせたりすることはできるだけ控えた方が良いでしょう。

内定辞退を伝える手段は?

スマートフォン

内定辞退を伝える手段はメールや手紙ではなく、電話がベストと言えます。

理由は3つです。

すぐに伝えられる

内定辞退をする場合、企業に大変な迷惑をかけてしまうことになります。

内定辞退をしないといけないと分かったらできるだけ早く連絡できるように心がけましょう。

誠意が伝わる

メールだと一方的でそっけないイメージがあります。

直接口頭で伝えたほうが、申し訳ないという気持ちが伝わりやすいと言えます。

相手の反応を見て謝罪ができる

メールや手紙だと相手の反応がわからず、怒っていたとしても、それに対して謝罪するなどの対応ができません。

電話では相手の怒りに対してすぐに謝罪することができ、誠実であると言えます。

電話での謝罪がベストと伝えましたが、内定承諾書を出した後や、内定者研修を受けた後、知人・教授のツテで内定を得た場合など、企業に多大な迷惑がかかる可能性がある場合は、電話での連絡の後に手紙でもお詫びをした方が丁寧と言えます。

内定辞退する時のポイント

内定辞退を電話で伝えている就活生と担当者

相手が電話で対応できる状態か確認する

担当者と連絡がついた時、すぐに用件を話すのではなく、「ただいまお時間よろしいでしょうか」など、相手が電話できる状態かを確認しましょう。

こうした、基本的な電話のマナーを守って電話をかけましょう。

結論を先に言おう

言いづらい話なので、どうしても言いよどんでしまい、前置きが長くなってしまいます。

話し始める時は、前置きはせず、「この度は内定を辞退したくご連絡差し上げました」など、率直に用件から述べましょう

理由を用意しておこう

内定辞退を伝えると、高確率で理由を聞かれます。相手が納得できる回答を用意しておきましょう。

適切な辞退理由が思い浮かばない場合、「改めて自分の適性を鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じました。」など、自分の適性を絡めて話す方がカドもたたないでしょう。

進路先の企業や、内定辞退の理由は企業から聞かれなければ、自ら伝える必要はありません。

謝罪は心をこめて

口先だけの謝罪では意味がありません。心から謝罪をすれば相手にも伝わるでしょう。

対面での謝罪を要求する企業はほとんどありませんが、もし呼び出しをされた場合は素直に応じましょう。

内定辞退を伝える電話の流れ(例文)

取次者「○○社の○○でございます。」

自分「私、地元大学○○学部の地元 太郎と申します。人事部の○○様いらっしゃいますか?」

取次者「少々お待ちください。」

担当者「代わりました。人事部の○○です。」

自分「私、地元大学○○学部の地元 太郎と申します。今、お時間よろしいでしょうか。」

担当者「はい。大丈夫です。」

自分「先日は内定の通知をいただきましてありがとうございます。せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退したくご連絡差し上げました。」

担当者「そうですか、残念です。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか。」

自分「御社と並行して選考が進んでいた会社から内定をいただき、改めて自分の適性を鑑みた結果、その会社にご縁を感じ、このような決断となりました。」

担当者「そうですか。わかりました。」

自分「せっかく内定をいただいたにも関わらず、このような内容のお電話になってしまい大変申しわけございません。」

担当者「いえいえ、新しい会社でも頑張ってください。」

自分「ありがとうございます。この度は、ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございませんでした。失礼致します。」

まとめ

電話をかけている就活生

せっかく内定をもらった企業に内定辞退の電話をかけるのは、なかなかしづらいものです。

しかし、複数内定をもらったら必ず1社は内定辞退の連絡をしなければいけません。

必要以上にへりくだる必要はありませんが、礼儀とマナーは忘れず話すように心がけましょう。

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