説明会をキャンセルする時の正しいメールの書き方

説明会キャンセルしたい時、どのように連絡をすれば良いか知っていますか?

万が一、無断で欠席するようなことをしてしまったら、企業からの評価は最悪です。

では、欠席せざるを得ない場合、メールの書き方などどのようなマナーに気をつけるべきかを知っておきましょう。

キャンセルの連絡は早めに

まず、説明会のキャンセルをするときに一番大事なことは、キャンセルするとわかった時点ですぐに連絡をするということです。

企業側も予約者の人数分の資料などを準備しているため、説明会当日に連絡することは控えましょう。

しかしそれでも体調不良や身内の不幸など急遽行けなくなってしまう場合もあります。

その場合は開催時間ギリギリの連絡にならないよう、できるだけ早めにに連絡するようにしましょう。

 

キャンセルの連絡はメール?電話?

前日までの連絡であれば、キャンセルの連絡は基本的にメールでしましょう。

就活サイトを通じて予約した場合は、サイト上でキャンセルするようにしましょう。

また、急遽キャンセルの連絡が説明会当日になってしまった場合はメールではなく必ず電話でします。

状況に応じてメールや電話などを使い分けるようにしましょう。

正しいキャンセルメールの書き方

採用担当者は一日に何通ものメールを受け取ります。

下記のポイントを抑えてメールを作成しましょう。

①件名は分かりやすく簡潔に

②企業名は略さず正式名称で記載

③絵文字や顔文字は使用しない

④署名を忘れずに入れる

では、実際にキャンセルメールを送る際のメール内容を確認しておきましょう。

例文

件名:○月○日会社説明会キャンセルのご連絡【大学名・名前】

株式会社■■ ●●部 ●●様 大変お世話になっております。
△△大学△△学部の●●●●と申します。

本日は、○月○日の会社説明会の予約をキャンセルしたくご連絡致しました。
現在○月○日の会社説明会の参加を予約しておりますが、諸事情により予約の取り消しをして頂きたくご連絡させて頂きました。 

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

************************

名前
△△大学△△学部××学科××専攻
携帯:xxxx-xxxxx-xxxxx
メール:xxxxx@xxxxxxxxxx.ne.jp

************************

本文では、自分の身を明かし、説明会に参加できないためキャンセルして欲しいという旨を伝えるようにしましょう。

基本的なメールマナーについてはこちらの記事で紹介しておりますので、確認してみましょう。

無断欠席はNG

冒頭でも記載したように、会社は予約者の人数を目安に資料などの準備を行っています。

無断欠席してしまうと会社の方に迷惑がかかってしまいますので、無断欠席だけは絶対にしないようにしましょう。

約束を無断ですっぽかすことは社会人として許されない行動です。

無断欠席をすると評価は下がり、デメリットしかありません。

無断欠席してしまったら

もし、説明会に予約しているにも関わらず無断欠席してしまったら、印象は最悪になります。

特に、小規模での会社説明会では名前をチェックされている可能性があるため、今後の選考に影響するかもしれません。

チェックされてしまうと、選考に影響が出たり、そもそも次の説明会自体に参加できなくなる可能性もあります。

無断欠席が他社へ影響することは少ない

無断欠席の件が他の会社まで影響することはありませんが、グループなどの関連会社であれば情報がまわっている可能性もあります。

どちらにしても、無断欠席にはリスクしか伴わないため絶対にしないようにしましょう。

まとめ

無断欠席は、自分の印象が悪くなるだけではなく、企業側に迷惑がかかるということを覚えておきましょう。

もちろん、やむを得ない場合もありますが、できるだけ早めに企業へ連絡するようにしましょう。

そして前日まではメール、当日のキャンセルは電話で相手に伝えるようにし、マナーを守り誠意のある対応を心がけましょう。

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